Polityka prywatności

Niniejsza Polityka stanowi podstawową informację o celach, sposobach przetwarzania oraz bezpieczeństwie Twoich danych osobowych, jako użytkownika strony: www.exelmedia.pl (zwanej dalej Stroną).

Zapoznając się z Polityką prywatności dowiesz się kto jest administratorem Twoich danych osobowych, jakie dane osobowe są przez Stronę zbierane, w jakich celach są wykorzystywane oraz jak są chronione.

§1. Informacje podstawowe.

Administratorem danych osobowych jest: EXELMEDIA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, al. Solidarności 68/121, KRS: 0000535644, REGON: 360329184, NIP: 7543087865, e-mail: pomoc@exelmedia.pl tel. 510 442 282 Prezes Zarządu: Marcin Atamańczuk / Prokurent: Radosław Gruszka.
Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem:
1. poczty e-mail: pomoc@exelmedia.pl
2. telefonicznie: 510 442 282
Podanie jakichkolwiek danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże jest to konieczne do osiągnięcia celu lub podjęcia działań związanych z ich podaniem.

§2. Zasady przetwarzania danych.

Administrator przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad

w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
w konkretnych celach i nie „na zapas" (minimalizacja);
nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

§3. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania danych.

sprzedaż Usług i produktów będących przedmiotem oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
należyte wykonywanie umów zawartych z exelmedia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
doręczanie mailingów informacyjnych i reklamowych, raportowych na które wyraził zgodę użytkownik (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
stała komunikacja informacyjna, edukacyjna i reklamowa z odbiorcami.

1. Twoje dane będziemy przetwarzać:

w celu zaoferowania usługi, jeśli wypełniłeś formularz kontaktowy zamieszczony na Stronie;
w celi realizacji usługi;
w celach kontaktowych, aby udzielić Ci odpowiedzi na Twoją wiadomość przesłaną nam bezpośrednio drogą e-mailową, za pośrednictwem formularza, za pośrednictwem kanału social media lub w odpowiedzi na kontakt telefoniczny na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z koniecznością udzielenia Ci odpowiedzi;
w celach marketingowych, wyłącznie na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody;
w celach informacyjnych, aby przekazywać Ci ważne informacje dotyczące usług, których korzystasz za pośrednictwem naszej Strony;
w celu konsultacji biznesowej, jeśli wypełniłeś formularz spotkań
w celu realizacji Twojego zamówienia, na podstawie zawartej umowy sprzedaży usług (poprzez skuteczne złożenie zamówienia dochodzi do zawarcia umowy, w której my występujemy w roli sprzedawcy, a Ty kupującego), a także na podstawie przepisów prawa, które zobowiązani jesteśmy wykonać w związku z zawartą umową sprzedaży;
w celu realizacji Twoich praw wynikających z obsługi reklamacji;
w celach publikacji komentarzy, na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody oraz realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, związanego z możliwością komentowania zawartości Strony internetowej;
w celach związanych z obsługą zgłoszeń, zawartości Strony i moderacji treści, które w Twojej ocenie naruszają prawo;
w celach związanych z prowadzeniem przez nas profilu firmowego w mediach społecznościowych (takich jak Facebook / Instagram/ Tik Tok/ Linked) na zasadach określonych przez właścicieli danego medium (portalu) i informowania w nim, o naszych produktach, i innych wiadomościach dotyczących naszej działalności, co uważamy za nasz prawnie uzasadniony interes;
w celach technicznych, na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, związanego z prawidłowym działaniem, funkcjonowaniem i bezpieczeństwem Strony (dzienniki serwera hostingu);
w celach archiwizacji opinii, numerów telefonów, komentarzy, treści, wiadomości, e-maili, na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, związanego z ochroną przed roszczeniami;
w celach windykacyjnych w sytuacji niewywiązania się z zobowiązań na rzecz Administratora, zabezpieczenia roszczeń Administratora oraz ochrony przed roszczeniami innych osób względem Administratora, co uważamy za nasz prawnie uzasadniony interes;
w celu tworzenia baz odbiorców w systemach reklamowych z użyciem adresu e-mail, imienia i telefonu z naszej bazy. Dane te są zanonimizowane, zaszyfrowane i poza podmiotem obsługującym reklamy (Facebook, Google), nie są udostępniane innym podmiotom;

2. Przetwarzamy Twoje dane w zakresie:

jeśli poprosiłeś o ofertę za pomocą formularza kontaktowego to będziemy przetwarzać dane podane w formularzu: imię, adres e-mail, adres strony i treść wiadomości;
jeśli prześlesz nam wiadomość drogą mailową, za pośrednictwem formularza, kanału social media lub przekażesz informacje drogą telefoniczną, to będziemy przetwarzać dane, które będą w tej wiadomości zawarte. Przekazanie nam danych w ten sposób następuje dobrowolnie. W każdym czasie możesz zwrócić się do nas z prośbą, o usunięcie tych danych;
jeśli wypełniłeś formularz konsultacji biznesowych, to będziemy przetwarzać imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. Podanie tych danych stanowi warunek założenia rezerwacji w kalendarzu spotkań.
jeśli postanowisz opublikować komentarz lub opinię na Stronie to będziemy przetwarzać Twoje imię oraz adres e-mail. Przekazanie nam danych w ten sposób następuje dobrowolnie. W każdym czasie możesz usunąć swój komentarz;
jeśli polubisz post, zostawisz komentarz, napiszesz, zareagujesz lub w inny sposób dołączysz do naszego profilu w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, Tik Tok, Linked) będziemy przetwarzać Twoje dane, które podałeś w danym medium i do których będziemy mieli dostęp. W celu zakończenia przetwarzania, możesz zakończyć subskrypcję naszego profilu;
pozostałe dane, które przetwarzamy to adres IP i podstawowe dane techniczne połączenia (np. typ przeglądarki) zapisywane w dziennikach serwera hostingu;
jeśli zgodzisz się w banerze na kategorię „Analityka”, Strona zapisuje pliki cookies Google Analytics 4 i przekazuje Google dane o wizycie (odsłony, źródło wejścia, kliknięcia w numer telefonu, adres e-mail i kalendarz spotkań, fakt wysłania formularza bez jego treści). Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Szczegóły w §8;
odznaka Google Partner w stopce Strony jest obrazem pobieranym z serwera Google (gstatic.com), więc przeglądarka przekazuje Google adres IP i podstawowe dane techniczne zapytania. Google przetwarza te dane zgodnie z własną polityką prywatności.

§4. Na Stronie nie dokonujemy automatycznego profilowania.

Na Stronie nie korzystamy z automatycznego profilowania, w celu tworzenia kampanii marketingowych w oparciu o mierzenie aktywności użytkownika, dzięki któremu bylibyśmy w stanie skierować wybrany przez nas materiał reklamowy do precyzyjnie wskazanego użytkownika. Strona nie ładuje narzędzi reklamowych. Narzędzie analityczne (Google Analytics 4) ładuje się wyłącznie po Twojej zgodzie, z wyłączonymi funkcjami reklamowymi (§8).

§5. Odbiorcy danych oraz zamiar przekazywania danych do Państwa spoza EOG lub organizacji międzynarodowej

Do danych osobowych mają dostęp wszyscy członkowie zespołu Firmy. Dostępy do poszczególnych kategorii osób rozdzielone są poprzez ograniczenie uprawnień technicznych wejścia do wspólnego dysku lub folderu. Na podobnej zasadzie, dokumenty są również zabezpieczone fizycznie w szafkach zamykanych na klucz.

W zależności od celu w jakim przetwarzamy Twoje dane, odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

urzędy państwowe i inne instytucje publiczne, w zakresie, w jakim obowiązki przekazywania danych wynikają z przepisów prawa obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w celach związanych z realizacją obowiązków prawnych ciążących na administratorze, takich jak dochodzenie roszczeń prawnych, realizacja zobowiązań podatkowych oraz inne postępowania regulowane przez odpowiednie przepisy prawa;
dostawca oprogramowania Strony (hosting, serwer, domena) w tym pomoc techniczna (Vercel Inc.);
dostawca usługi wysyłki wiadomości z formularza kontaktowego (Resend);
dostawca oprogramowania obsługującego rezerwację usług;
dostawca oprogramowania obsługującego komunikatory wewnętrzne i zewnętrzne
podmiot zajmujący się obsługą programistyczną Strony;
podmiot zajmujący się obsługą marketingową Strony oraz obsługą kanałów Social Media;
dostawcy oprogramowania do sporządzania ofert
dostawca oprogramowania do wystawiania faktur, dokumentów księgowych i dokumentów elektronicznych;
dostawcy oprogramowanie do planowania zadań i liczenia czasu pracy pracowników, sporządzania raportów
dostawca oprogramowania do przechowywania danych i dokumentów w chmurze;
programy do relacji działań w zakresie content marketingu
Programy do podpisywania elektronicznego umów
Google (odznaka Google Partner w stopce Strony, w zakresie opisanym w §3 ust. 2 pkt 7; Google Ireland Ltd jako dostawca Google Analytics 4 i Google Tag Manager, wyłącznie po Twojej zgodzie, z dostępem podmiotów grupy Google w USA);
CookieYes Limited, dostawca banera zgód i dziennika zgód (cdn-cookieyes.com).

Twoje dane nie są przekazywane do Państw spoza EOG lub organizacji międzynarodowych, za wyjątkiem przypadków przetwarzania danych przez podmioty z poniższej listy. Lista podmiotów zewnętrznych, które mają dostęp do danych osobowych znajduje się tutaj (otwiera się w nowym oknie)

Polityka prywatności każdego z tych podmiotów mieści się na ich stronach podanych w powyższym linku. Powyższe podmioty gwarantują przestrzeganie Rozporządzenia lub przestrzeganie analogicznych do Rozporządzenia standardów w zakresie ochrony danych osobowych, a korzystanie przez Administratora z ich technologii przy przetwarzaniu danych osobowych jest zgodne z prawem. Z podmiotami zawarte zostały umowy powierzenia, przeważnie w formie aktualizacji ich regulaminów.

Administrator nie będzie sprzedawać ani przekazywać danych osobowych Klientów innym podmiotom.

§6. Termin przechowywania danych.

Nie jesteśmy w stanie określić jednego okresu przez który będziemy przetwarzać Twoje dane.

Jeśli przekazałeś nam swoje dane w wiadomości przesłanej drogą mailową, telefonicznie, za pośrednictwem formularza lub za pośrednictwem mediów społecznościowych, na których mamy swoje firmowe profile, to Twoje dane będziemy przetwarzać do momentu złożenia przez Ciebie żądania usunięcia tych danych lub sprzeciwu wobec przetwarzania, ale również w przypadku, w którym uznamy, że zrealizowaliśmy prawnie uzasadniony interes Administratora;
Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest wykonywanie umowy, wówczas dane mogą być przetwarzane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator danych i jakie mogą być podnoszone wobec Administratora danych.
W przypadku gdy podstawą przetwarzania jest zgoda na przetwarzanie danych, wówczas dane przetwarzane będą do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, dane mogą być przetwarzane tak długo, jak jest to niezbędne do wywiązania się z obowiązków przewidzianych przepisami prawa np. w zakresie rozpatrzenia reklamacji, prowadzenia rachunkowości czy wywiązania się z obowiązków podatkowych
W przypadku przetwarzania niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu, o ile nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.
Obwiązujące przepisy prawa mogą wydłużać (lub w konkretnym przypadku skracać) czas przetwarzania danych osobowych.

§7. Użytkownik korzysta z następujących praw

Prawo do cofnięcia zgody - cofnięcie zgody może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług, które zgodnie z prawem Administrator świadczyć może jedynie za zgodą. Ponadto cofnięcie zgody nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do momentu cofnięcia było niezgodne z prawem.
Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych - jeśli Administrator przetwarza dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, Czytelnik może wnieść sprzeciw wobec ich wykorzystywania. Jeżeli sprzeciw okaże się zasadny, a Administrator nie będzie mieć innej podstawy prawnej do przetwarzania danych - usunie dane będące przedmiotem sprzeciwu.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") - Administrator na żądanie usunie dane w przypadku wycofania zgody, wniesienia zasadnego sprzeciwu wobec wykorzystania w celach marketingowych lub statystycznych, przetwarzania niezgodnie z prawem lub gdy przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane. Administrator zastrzega, że może zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do kopii zapasowych lub celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz relacji z organami państwowymi
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych - w przypadku kwestionowania prawidłowości danych oraz legalności lub niezbędności ich przetwarzania i wniesienia sprzeciwu
Prawo dostępu do danych - Administrator zobowiązuje się do potwierdzenia przetwarzania danych osobowych, jeśli ma ono miejsce. W takim przypadku Użytkownik ma możliwość uzyskania kopii danych i dostępu do nich oraz uzyskania informacji zawartych w niniejszej Polityce i innych żądanych.
Prawo do sprostowania danych - Administrator na żądanie Użytkownika lub Klienta zobowiązuje się do sprostowania danych (dla danych nieprawidłowych) oraz ich uzupełnienia (dla danych niekompletnych).
Prawo do przenoszenia danych - na żądanie użytkownika lub Klienta Administrator wyśle, w postaci pliku w formacie pdf lub innym ustalonym, dane osobowe do żądającego lub bezpośrednio do innego wskazanego przez niego Administratora.
Ponadto Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Administrator zapewnia realizację uprawnień poprzez napisanie maila na adres bok@exelmedia.pl, określając czytelnie, w tytule, z jakiego prawa Użytkownik chce skorzystać. Administrator po otrzymaniu wiadomości w ciągu 30 dni zrealizuje żądanie.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Administrator Danych Osobowych niniejszym informuje, że nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD) i wykonuje samodzielnie obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych.

§8. Informacja o ciasteczkach.

Bez Twojej zgody Strona nie zapisuje plików cookies analitycznych ani reklamowych i nie wysyła żadnych zapytań do Google Analytics ani Google Tag Manager. Zapisuje tylko plik cookie banera zgód (cookieyes-consent) z Twoją decyzją, przechowywany przez 12 miesięcy albo do zmiany decyzji lub wyczyszczenia danych przeglądarki.
Po wysłaniu formularza Strona zapisuje w pamięci karty przeglądarki (sessionStorage) jednorazowy znacznik exl_lead, żeby strona podziękowania policzyła zgłoszenie raz. Znacznik nie opuszcza Twojego urządzenia i jest kasowany zaraz po odczycie.
Baner zgód: CookieYes. Zgodą na pliki cookies zarządzamy przez wtyczkę CookieYes. Wtyczka jest zgodna z wymaganiami Consent Mode v2, a jej autor jest certyfikowanym partnerem Google. Skrypt banera ładuje się z serwerów CookieYes (cdn-cookieyes.com), a Twoja decyzja trafia do dziennika zgód CookieYes, żebyśmy mogli wykazać, kiedy i na co się zgodziłeś.
Google Analytics 4: tylko po zgodzie na kategorię „Analityka” w banerze (także przyciskiem „Akceptuj wszystko”). Wtedy Strona ładuje Google Tag Manager i Google Analytics 4 i zapisuje pliki cookies Google Analytics (_ga, _ga_<identyfikator>), które pozwalają policzyć wizyty, odsłony, źródło wejścia, kliknięcia w numer telefonu, adres e-mail i kalendarz spotkań oraz to, czy ktoś wysłał formularz. Nie przekazujemy Google treści formularza. Wyłączyliśmy funkcje reklamowe Google Analytics (sygnały Google i personalizację reklam): dane nie służą do reklam ani do śledzenia na innych stronach. Strona korzysta z trybu zgody Google (Consent Mode v2) z ustawieniem domyślnym „brak zgody”.
Decyzję zmienisz przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce każdej strony. Po cofnięciu zgody Strona przestaje wysyłać dane i usuwa pliki cookies Google Analytics.
Użytkownicy mają prawo kontrolować i ograniczać sposób, w jaki ciasteczka są wykorzystywane. Większość przeglądarek internetowych umożliwia zarządzanie plikami cookies, w tym blokowanie, ograniczanie lub usuwanie ciasteczek. Szczegółowe informacje na temat zarządzania ciasteczkami można znaleźć w ustawieniach przeglądarki użytkownika.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO").* oraz inne aktualnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie ochronie danych osobowych.

*Rozporządzenie zwane RODO obowiązuje od 25.05.2018r.

*z dniem 25.05.2018r powołany został nowy organ nadzorczy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Organ ten przejął zadania i kompetencje GIODO, a także będzie wykonywał nowe, przyznane mu przez RODO.